Der Balanced Request Prozess

Im Rahmen einer Vielzahl von Ausschreibungsprojekten konnte der Balanced Request Prozess kontinuierlich verbessert werden. Er ermöglicht es uns, Ihre Ausschreibungsprojekte deutlich schneller und mit deutlich weniger Aufwand durchzuführen, als es bei einer klassischen Ausschreibung möglich wäre.
Der Prozess kann an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen und die bestehenden Prozesse problemlos angepasst werden. Zu allen Prozessphasen stellen wir sofort einsetzbare Werkzeuge und Vorlagen bereit. So können wir ab dem ersten Tag Ihres Ausschreibungsprojektes für Ihren Erfolg arbeiten.

Vorphase

In der Vorphase wird gemeinsam mit Ihnen das Balanced Request Modell für Ihre geplante Ausschreibung entwickelt. Auf dieser Basis kann eine erste Prüfung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses für die Ausschreibung erfolgen.
Zusätzlich kann z.B. über eine Make-or-Buy-Analyse festgestellt werden, welches Vorgehen das sinnvollste und effizienteste für Ihr Unternehmen ist.

Durch eine Ist-Analyse wird der aktuelle Status gemessen und die Rahmenbedingungen für die auszuschreibende Leistung charakterisiert.
In einem Soll-Konzept wird zusammen mit Ihnen das Ziel-Szenario beschrieben. Dies wird immer wieder mit dem entwickelten Balanced Request Modell abgeglichen.
Da in der Konzeptphase die Basis für die auszu-schreibende Leistung geschaffen wird, liegt hier in der Balanced Request Methodik der Leistungsschwerpunkt.

In einer abstrakten Leistungsbeschreibung wird den Bietern ein möglichst umfassendes Bild der erwarteten Leistung dargestellt. Die zu erreichenden Kennzahlen werden genau beschrieben.
Ebenso werden die Rechte und Pflichten festgelegt. Die Bereiche, in denen der Bieter eigene Lösungsansätze anbieten kann, werden explizit gekennzeichnet.
Während der Ausschreibungsphase werden die gesamten Unterlagen zur Bearbeitung an die Bieter verschickt. Im Rahmen von Supplier Days sind individuelle Gespräche mit den Bietern möglich.

Die Preise der Bieter werden in ein vorab definiertes Preisblatt eingetragen und sind somit vergleichbar. Es werden keine umfangreichen, individuellen Angebote abgegeben, sondern alle Bieter beziehen sich direkt auf den in der Leistungsbeschreibung angegebenen Umfang. Die Bewertung der Preise wird durch eine qualitative Bewertung ergänzt.
Durch das Umgehen individueller Angebote sinkt der Aufwand in der Bewertungsphase deutlich verglichen mit klassischen Ausschreibungen.

Nachdem der optimale Bieter gefunden und beauftragt wurde, werden in der Transitionphase die Vorgaben der Ausschreibungsunterlage zusammen mit dem neuen Dienstleister operationalisiert, getestet und optimiert.
Falls der neue einen bestehenden Dienstleister ablöst, erfolgt in dieser Phase auch der Know-How-Transfer und die Übergabe der Dokumentation.